Gestión por procesos para optimizar recursos y generar valor a las compañías

Catalina Jiménez

Consultora

Grant Thornton

Durante los últimos años, el mercado en el que se encuentran las compañías se ha distinguido por presentar cambios cada vez más frecuentes exigiendo una mayor competitividad, debido a esta situación, la toma de decisiones dentro de las entidades para la administración de sus recursos debe ser eficientes y eficaces en busca del cumplimiento de los objetivos organizacionales.

En la actualidad, se presentan casos de empresas con deficiente gestión de sus recursos, lo que ocasiona un retraso en el cumplimiento de las metas empresariales, dando como resultado la insatisfacción en clientes, repercutiendo de manera negativa y debilitando su posicionamiento como marca.

Ante esta situación, la Gestión por Procesos o Business Process Management como comúnmente se le conoce, se convierte en una alternativa de sistema de control eficiente en los negocios, debido a que facilita la optimización del entorno empresarial mediante la descripción y documentación de las actividades que lleva a cabo una empresa, además ayuda a traducir la estrategia de la organización en los sistemas de gestión, permitiendo asignar responsabilidades y funciones al talento humano, los procesos y su delimitación, proporcionando a su vez mayor exactitud en los niveles jerárquicos, información oportuna, mejoras en la comunicación y uso de los recursos.

La Gestión por Procesos tiene como finalidad mejorar la actividad de la compañía desde el punto de vista de valor que se ofrece al cliente, añadiendo este por medio de las actividades para el cliente, el cual puede ser interno o externo, como también proveedores externos o internos.

Las siguientes características destacan como parte de del sistema de Gestión por Procesos:

• Orienta la gestión hacia la calidad y la mejora

• Reconocimiento de procesos internos

• Análisis de la empresa en función vertical

• Determinación de las necesidades del cliente externo, dirigiendo los esfuerzos de la empresa hacia la satisfacción de estas.

Ahora bien, ¿cuáles son los pasos principales para implementar la gestión por procesos en nuestra organización?

1. Cuestionamiento. En esta etapa se deberá efectuar una serie de preguntas, las cuales ayudarán a identificar la situación actual del negocio, los procesos, la creación de valor, entre otros. Entre las preguntas que comúnmente se presentan destacan las siguientes: ¿Qué actividades son verdaderamente necesarias para la operatividad de la empresa? ¿Cómo deberían ser efectuadas? ¿Quiénes son los responsables? ¿Cuáles son los imprescindibles insumos para una óptima ejecución? ¿Cómo se van a controlar la operación? ¿Cuáles son los resultados esperados? ¿Cómo se crea el valor para el cliente por medio de las actividades?

2. Análisis y planificación estratégica. En esta fase se identifican los procesos existentes y se establecen los procesos necesarios dentro de la empresa para llevar a cabo con éxito la operación, situación actual de la empresa, se definen las métricas y objetivos, además de determinan los indicadores de rendimiento. Para llevar a cabo esta fase, se realiza un mapeo inicial.

3. Diseño y descripción de procesos. Este tercer paso es fundamental, ya que se constituyen minuciosamente los procesos, segregándolos en tareas, subtareas, se identifican y asignan a los responsables, las fechas importantes, relaciones con otros sistemas. Toda esta información se convertirá en los requisitos técnicos para el desarrollo. Esta fase se divide en tres partes:

• “As is”, en la cual se identifica la situación actual, la realidad de los procesos que llevan a cabo incluyendo los errores o puntos de valor.

• “To be”, en esta se rediseña el proceso, evaluando las actividades del negocio, buscando encontrar las mejoras en los procesos existentes por medio de las actividades, estableciendo indicadores y estándares. Para realizar esta tarea, el grupo de trabajo asignado utilizará técnicas como benchmarking, lluvia de ideas, entrevistas o reuniones.

• “To do”, se establece la tecnología que será la facilitadora de la automatización y gestión de los procesos.

4. Desarrollo. Se construyen los cronogramas de trabajo. Durante esta etapa se utilizará un software BPM en el que se configurará el proceso.

5. Análisis de los resultados. Se efectúa durante las pruebas o durante la operatividad para alcanzar los objetivos establecidos, se debe documentar los resultados y aplicar el monitoreo de las actividades, esta fase tiene como fin verificar el éxito.

Para finalizar, hoy el mercado ofrece diversas alternativas para que las compañías puedan administrar sus recursos; la Gestión por Procesos es una de ellas, la cual ha tomado popularidad en los últimos años gracias a los múltiples beneficios en términos de eficiencia, productividad, control, agilidad a nivel operativo que brindan, para continuar estando a la vanguardia en un mundo altamente competitivo y volátil.