Importancia de la documentación de políticas y procedimientos en las empresas

La documentación de políticas y procedimientos es un aspecto esencial en cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Pero ¿a qué nos referimos con documentación y por qué es importante?, ¿qué beneficios trae esta documentación a mi empresa? y finalmente ¿qué método utilizo para documentarlas?, estas son preguntas básicas que debemos plantearnos en este proceso.

Las políticas y procedimientos son fundamentales para garantizar la estructura, orden y eficiencia en cualquier empresa, implica la creación de documentos detallados que especifican cómo deben realizarse las tareas, las normas a seguir y los comportamientos esperados, así como el responsable de realizar cada una de estas tareas.

Podemos indicar que las políticas establecen principios y directrices que rigen las decisiones de la empresa, mientras que los procedimientos describen los pasos detallados para cumplir con esas políticas.

La documentación de estas es mucho más que una formalidad. Es un marco sólido que cuando se implementa correctamente, fortalece la estructura organizativa, facilita la operación diaria y apoya el crecimiento sostenible a largo plazo.

Implementar en su empresa esta buena práctica, trae consigo diversas ventajas, entre ellas:

1. Mejora el control interno: La documentación detallada crea un mayor control de los procesos, asegurando que se cumplan las normativas y regulaciones internas y externas.

2. Mejora la productividad: Contar con políticas y procedimientos bien documentados permite a los empleados saber exactamente qué hacer, evitando la pérdida de tiempo.

3. Facilita las capacitaciones de nuevos ingresos: Las políticas y procedimientos documentadas, hace que la inducción de nuevos empleados se vuelve mucho más ágil y eficiente.

4. Elimina la dependencia de personal: Cuando no existen procedimiento documentados, se crea dependencia de empleados, debido a que poseen el conocimiento de las tareas y el riesgo es que, si estos empleados dejan la organización, la empresa puede perder ese conocimiento.

La documentación de las políticas y procedimientos se puede realizar de diferentes formas y la elección del método o combinación de métodos, dependerá del tamaño, estructura y necesidad de cada empresa. A continuación, se enumeran los métodos más usados:

1. Manuales impresos o digitales.

Son uno de los métodos más tradicionales y efectivos para documentar políticas y procedimientos. Pueden ser distribuidos en formato físico o digital. Los manuales deben estar bien estructurados, utilizando índices y secciones claras para facilitar la navegación.

2. Flujogramas y diagramas de proceso.

Son útiles cuando se desea exponer de manera visual el flujo de trabajo o los pasos que componen un procedimiento específico.

3.Intranets corporativas.

Muchas empresas utilizan intranets internas como una base de datos de acceso común para su documentación.

La documentación de políticas y procedimientos no es un proceso estático, y debe ajustarse a las necesidades de los empleados y a la evolución de la organización. Lo más importante es garantizar que la información sea accesible, clara y siempre esté actualizada para evitar confusiones o malentendidos.

Guiselle González, Gerente de Auditoría de Grant Thornton