La equivalencia funcional de los documentos electrónicos con los físicos

En Costa Rica, desde hace 15 años, un documento firmado de puño y letra tiene el mismo valor que un documento que se firma y se envía escaneado por correo electrónico, fax, o en el que de cualquier otra forma electrónica se manifiesta una voluntad. Esto conforme a la Ley Nº 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.

Es importante no confundir un documento electrónico con una firma digital. La forma más sencilla de explicar la diferencia es que la firma digital es equivalente a una firma autenticada por un notario, mientras que un documento con firma electrónica es equivalente a un documento firmado a mano, pero no autenticado por un notario.

La práctica demuestra que al parecer no muchas personas, compañías, ni instituciones saben que un documento electrónico y uno en papel legalmente son iguales, y siguen solicitando documentos firmados físicamente. Todavía en tiempos de la crisis de Covid-19 conozco de procesos en la misma CCSS donde le han requerido a clientes los documentos en físico, ya que los mismos escaneados no son suficientes para ellos. Esto implica que una persona se deba trasladar a entregar los documentos físicamente, con todo el riesgo de contagio que esto implica.

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Pero ¿qué dice la Ley Nº 8454 sobre los documentos electrónicos (o con firma electrónica)? Pues incluye algunos puntos importantes de mencionar:

Reconocimiento de la Equivalencia Funcional (Artículo 3): Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos. En cualquier norma en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto electrónicos como físicos, aunque sí hay formalidades particulares que deben respetarse.

Calificación jurídica y fuerza probatoria (Artículo 4): Los documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos.

Y ¿en qué casos los documentos electrónicos tienen la misma validez que los físicos? La Ley contempla en su artículo 5 una lista no taxativa que da una idea de algunos actos jurídicos, la cual se incluye a continuación:

a) La formación, formalización y ejecución de los contratos.

b) El señalamiento para notificaciones conforme a la Ley de Notificaciones, citaciones y otras comunicaciones judiciales.

c) La tramitación, gestión y conservación de expedientes judiciales y administrativos; asimismo, la recepción, práctica y conservación de prueba, incluida la recibida por archivos y medios electrónicos.

d) La emisión de certificaciones, constancias y otros documentos.

e) La presentación, tramitación e inscripción de documentos en el Registro Nacional.

f) La gestión, conservación y utilización, en general, de protocolos notariales, incluso la manifestación del consentimiento y la firma de las partes.

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Existen también algunos actos muy puntuales en los que se hacen exclusiones relacionadas con temas de derecho de sucesiones, de familia, actos personalísimos o en los que, por mandato legal, se requiera presencia física.

Así que ya sabe, la próxima vez que alguien le pida que tiene que ir físicamente a firmar un documento, puede mencionar que por ley usted puede hacerlo de forma electrónica y su validez es exactamente la misma.

Esteban Agüero Guier

Socio, Aguilar Castillo Love