Los gastos al exterior como un gasto deducible

Durante los últimos años, es cada vez más común que las empresas inviertan en viajes al exterior para participar en ferias, capacitarse o generar nuevos contactos.

Aunque es válido desde el punto de vista comercial, se debe prestar atención si se quieren deducir esos gastos a nivel fiscal.

No basta con realizar los registros contables o solo presentar los comprobantes en caso de resultar fiscalizados.

Para determinar el impuesto sobre las utilidades, el artículo 7 de la Ley del Impuesto sobre la Renta establece que: “Es el resultado de deducir de la renta bruta los costos y gastos útiles, necesarios y pertinentes para producir la utilidad o beneficio, y las otras erogaciones expresamente autorizadas por esta ley, debidamente respaldadas por comprobantes y registradas en la contabilidad.”

Además, el artículo 8 indica los siguientes requisitos formales:

1.- Que sean gastos necesarios para obtener ingresos, actuales o potenciales, gravados por esta Ley.

2.- Que se haya cumplido con la obligación de retener y pagar el impuesto fijado en otras disposiciones de esta Ley.

3.- Que los comprobantes de respaldo estén debidamente autorizados por la Administración Tributaria. Quedará a juicio de esta exceptuar casos especiales, que se señalarán en el Reglamento de la presente Ley.

Por otro lado, el artículo 9 aclara que no serán deducibles aquellos costos o gastos que no tengan su origen en el negocio, actividad u operación que genere rentas gravadas.

En un proceso de fiscalización una de las primeras fuentes de información es el balance de comprobación por lo que la manera en que se registra este tipo de movimientos resultará más visible a efectos de que un auditor fiscal pueda querer profundizar más en la revisión.

Específicamente, tratándose de los gastos en el exterior, será indispensable poder demostrar contundentemente el nexo entre ese gasto y el ingreso gravable. Como lo hemos mencionado en otras oportunidades, al corresponderle la carga de la prueba al contribuyente, debe ser capaz de brindar una justificación apropiada que esté bien sustentada a nivel documental. Al auditor no le corresponde investigar. Así le restará subjetividad al auditor fiscal y éste deberá, si procede su denegatoria, sustentar apropiadamente el rechazo del gasto deducible.

Los gastos tienen que estar justificados siempre.

Tratándose de participación en ferias, es imprescindible tener la invitación al evento, la agenda de actividades, poder acreditar los resultados obtenidos producto de esa participación y cualquiera otra información que permita demostrar la necesidad de asistir. Los auditores fiscales revisarán documentación en la que se plasme si se dieron negociaciones, contratos o similar.

Así que, en eventos, se debe distinguir con el soporte si se es participante meramente o si se es expositor o si iba a participar con un “stand”. Guarde el material que le entregaron en el evento, o el programa y el reporte brindado por el participante a los miembros que asistieron.

Si se trata de un viaje de trabajo, será útil respaldar con el Acta de Junta Directiva en que quedó autorizado el viaje – de existir, los correos de coordinación de la reunión o visitas y los resultados concretos obtenidos.

Tiene que existir una correlación en todo el proceso.

Volviendo a los viajes al exterior, si se prevé que el evento dure tres días y los boletos aéreos y el hospedaje cubren una estadía de una semana, es probable que un auditor fiscal se cuestione esos días de más.

Y funciona igual para la alimentación. Preste atención que, aunque sean incurridos en el exterior, tienen que ser gastos razonables.

Tanto en sede administrativa como la Sala Primera de la Corte en numerosas ocasiones se han referido al tema de la deducibilidad:

“(…) Visto así, la definición de la procedencia de la deducción infiere un ejercicio intelectivo de la Administración Tributaria, para establecer, cuáles de las partidas deducidas por el sujeto pasivo de la obligación, cumplen con estas exigencias. Desde esta dimensión, se puede indicar que los gastos deducibles son todos aquellos que contribuyen a la producción de las utilidades, o bien, en términos más simples, todas aquellas erogaciones que se encuentren vinculadas con la obtención de rentas gravables. En este sentido el canon 7 de la Ley No. 7092. De este modo, los gastos incurridos para producir rentas no gravables o exentas no podrían ser considerados como deducibles, por carecer del elemento central que les da génesis, esto es, coadyuvar en la generación del incremento económico que conforma la base de cálculo del tributo. En este sentido se erige el inciso j) del canon 9 de la LISR cuando señala que no son deducibles: “Cualquier otra erogación que no esté vinculada con la obtención de rentas gravables”. (…) En orden a lo expuesto, es evidente que la deducibilidad está condicionada a la acreditación fehaciente de la erogación, no solamente en cuanto a su relación con la renta gravable, sino en su aspecto cuantitativo. En cuanto al primer punto, se reitera, no podrían disminuir la base de cálculo aquellas partidas que no se puedan vincular de manera directa o indirecta con la utilidad gravable. (El destacado no es del original) (Sala Primera de la Corte N° 000391-F-2007 DE 8.40 horas de 31 de mayo del 2007).

Aunque la presentación de la Declaración del Impuesto sobre las Utilidades está a las puertas, está justo a tiempo para determinar el tratamiento tributario de este tipo de gastos o bien, tomar nota para este periodo 2025.

En Grupo Camacho Internacional estamos a su disposición para asesorarlo y preparar su Declaración del Impuesto sobre las Utilidades, asegurando el cumplimiento de la normativa y la optimización de sus procesos fiscales.